SharePoint Online löst den alten Dateiserver ab: mit Suche, Versionen, klaren Berechtigungen und Zugriff von überall. Wir planen die Einführung, migrieren Ihre Daten und betreuen die Umgebung danach weiter – aus Ravensburg und Lindau.
Prozent der Arbeitszeit gehen im Schnitt für das Suchen und Zusammentragen von Informationen drauf
McKinsey Global Institute
Prozent weniger interne E-Mails, wenn Dateien verlinkt statt angehängt werden
Erfahrungswert aus MARDAT-Projekten
Versionen behält SharePoint pro Dokument – Wiederherstellung per Klick
Standardeinstellung Microsoft 365
Tage bleiben gelöschte Dateien im zweistufigen Papierkorb erhalten
SharePoint Online
SharePoint ist die Dokumentenplattform von Microsoft 365. Vereinfacht gesagt: der Nachfolger Ihres Dateiservers, aber mit dem, was ein Ordner nie konnte. Jede Datei weiß, wer sie zuletzt bearbeitet hat, wie sie vorher aussah, wer sie sehen darf und wozu sie gehört. Gesucht wird nicht mehr im Ordnerbaum, sondern über den Inhalt.
Technisch liegt SharePoint im Rechenzentrum von Microsoft und ist Teil Ihrer Microsoft-365-Lizenz. Sie brauchen dafür keinen eigenen Server, keine Backup-Bänder und keine VPN-Einwahl aus dem Homeoffice.
Dokumente liegen in Bibliotheken, die einem Bereich zugeordnet sind – Vertrieb, Technik, QM. Der Ordner bleibt möglich, ist aber nicht mehr der einzige Weg zur Datei.
SharePoint durchsucht auch den Text in Word-, Excel- und PDF-Dateien sowie eingescannte Dokumente. Wer den Ablageort vergisst, findet trotzdem.
Zugriff wird über Gruppen in Entra ID gesteuert, nicht über einzelne Benutzer. Wer die Abteilung wechselt, bekommt automatisch die richtigen Rechte.
Ziehen Sie den Regler, um die beiden Welten zu vergleichen. Links der gewachsene Dateiserver, rechts dieselbe Ablage in SharePoint Online.
VORHER · DATEISERVER
Angebot_final_v7_NEU_final2.docx als VersionsverwaltungNACHHER · SHAREPOINT ONLINE
Regler mit Maus, Finger oder den Pfeiltasten bewegen.
In der kostenlosen Erstanalyse sehen wir uns Ihre heutige Ablage an und sagen Ihnen ehrlich, was ein Wechsel bringt – und was nicht.
Oder rufen Sie an: 0751 8887674-0
Die Liste der Funktionen ist lang. Entscheidend sind aber nur die, die Ihre Leute täglich spüren. Wir haben sie in fünf Bereiche sortiert und erklären, worauf es jeweils ankommt.
Jedes Dokument bekommt eine Historie. Sie sehen, wer wann was geändert hat, können jede frühere Fassung zurückholen und Dokumente zur Genehmigung geben, bevor sie für alle sichtbar werden. Metadaten wie Kunde, Projekt oder Jahr ersetzen tiefe Ordnerpfade – dieselbe Datei taucht dann in mehreren Ansichten auf, ohne kopiert zu werden.
Mehrere Personen bearbeiten dasselbe Dokument gleichzeitig und sehen die Änderungen der anderen live. Gespeichert wird automatisch, ein vergessenes Speichern gibt es nicht mehr. Statt Anhängen verschicken Sie Links – so bleibt eine einzige Fassung im Umlauf. Externe erhalten gezielten Zugriff auf einzelne Ordner oder Dateien, zeitlich begrenzt und jederzeit widerrufbar.
Zugriff läuft über Gruppen in Entra ID, abgesichert mit Mehrstufen-Anmeldung. Daten werden bei der Übertragung und im Rechenzentrum verschlüsselt, die Speicherung erfolgt in der EU. Gelöschtes landet in einem zweistufigen Papierkorb und lässt sich bis zu 93 Tage zurückholen. Wer wann welche Datei geöffnet oder freigegeben hat, ist im Protokoll nachvollziehbar – hilfreich bei Audits und im DSGVO-Fall.
Wiederkehrende Abläufe laufen ohne Zuruf: Eine Eingangsrechnung wird abgelegt, der zuständige Kollege bekommt eine Aufgabe, nach der Freigabe wandert das Dokument ins Archiv und die Buchhaltung erhält eine Nachricht. Solche Ketten bauen wir mit Power Automate – ohne Programmierung und ohne zusätzliche Software.
Das meiste Firmenwissen steckt in Köpfen und in E-Mail-Postfächern. SharePoint gibt ihm einen Ort: ein Unternehmenswiki mit Anleitungen und Zuständigkeiten, eine nachvollziehbare Prozessdokumentation, ein QM-Handbuch mit Freigabestand und Gültigkeitsdatum. Für ISO-Audits lässt sich damit auf Knopfdruck belegen, welche Fassung wann gültig war und wer sie freigegeben hat. Neue Mitarbeiter finden sich schneller zurecht, weil das Onboarding-Material dort liegt, wo auch gearbeitet wird.
Microsoft 365 enthält deutlich mehr als Word und Outlook. Diese Übersicht zeigt, welcher Dienst welche Aufgabe hat und wo die Daten am Ende liegen.
SharePoint
Gemeinsame Dokumentenplattform
Projektakten, Verträge, QM, Wiki, Intranet
SharePoint-Site der Abteilung
Teams
Zusammenarbeit und Kommunikation
Chat, Besprechungen, Kanäle je Projekt
Dateien liegen in SharePoint
Exchange Online
E-Mail, Kalender, Kontakte
Postfächer, Verteiler, gemeinsame Kalender
Postfach in Exchange
Microsoft Lists
Strukturierte Daten statt Dateien
Inventar, Tickets, Verträge, Fuhrpark
Liste in SharePoint
Planner
Aufgaben und Projektplanung
Kanban-Board, Fristen, Zuständigkeiten
Planner, verknüpft mit der Gruppe
Loop
Gemeinsame Live-Bausteine
Agenda, Aufgabenliste, Notizen im Chat
Loop-Komponente in OneDrive oder SharePoint
Forms
Digitale Formulare und Umfragen
Urlaubsantrag, Schadensmeldung, Feedback
Antworten in Forms, Ablage nach SharePoint möglich
OneNote
Digitale Notizbücher
Protokolle, Projektwissen, Wissensdatenbank
Notizbuch in SharePoint oder OneDrive
Power BI
Auswertungen und Dashboards
Umsatz, Projektstatus, Ticketaufkommen
Power-BI-Dienst, Anzeige in SharePoint
Power Automate
Abläufe automatisieren
Genehmigungen, Benachrichtigungen, Ablage
Steuert Daten in SharePoint und Lists
Copilot
KI-Unterstützung im Arbeitsalltag
Suchen, zusammenfassen, entwerfen
Greift auf vorhandene Berechtigungen zu
Dienst:
OneDrive
Wofür:
Persönlicher Speicher
Einsatz:
Entwürfe, Notizen, eigene Arbeitsdateien
Wo:
Eigener OneDrive-Bereich
Dienst:
SharePoint
Wofür:
Gemeinsame Dokumentenplattform
Einsatz:
Projektakten, Verträge, QM, Wiki, Intranet
Wo:
SharePoint-Site der Abteilung
Dienst:
Teams
Wofür:
Zusammenarbeit und Kommunikation
Einsatz:
Chat, Besprechungen, Kanäle je Projekt
Wo:
Dateien liegen in SharePoint
Dienst:
Exchange Online
Wofür:
E-Mail, Kalender, Kontakte
Einsatz:
Postfächer, Verteiler, gemeinsame Kalender
Wo:
Postfach in Exchange
Dienst:
Microsoft Lists
Wofür:
Strukturierte Daten statt Dateien
Einsatz:
Inventar, Tickets, Verträge, Fuhrpark
Wo:
Liste in SharePoint
Dienst:
Planner
Wofür:
Aufgaben und Projektplanung
Einsatz:
Kanban-Board, Fristen, Zuständigkeiten
Wo:
Planner, verknüpft mit der Gruppe
Dienst:
Loop
Wofür:
Gemeinsame Live-Bausteine
Einsatz:
Agenda, Aufgabenliste, Notizen im Chat
Wo:
Loop-Komponente in OneDrive oder SharePoint
Dienst:
Forms
Wofür:
Digitale Formulare und Umfragen
Einsatz:
Urlaubsantrag, Schadensmeldung, Feedback
Wo:
Antworten in Forms, Ablage nach SharePoint möglich
Dienst:
OneNote
Wofür:
Digitale Notizbücher
Einsatz:
Protokolle, Projektwissen, Wissensdatenbank
Wo:
Notizbuch in SharePoint oder OneDrive
Dienst:
Power BI
Wofür:
Auswertungen und Dashboards
Einsatz:
Umsatz, Projektstatus, Ticketaufkommen
Wo:
Power-BI-Dienst, Anzeige in SharePoint
Dienst:
Power Automate
Wofür:
Abläufe automatisieren
Einsatz:
Genehmigungen, Benachrichtigungen, Ablage
Wo:
Steuert Daten in SharePoint und Lists
Dienst:
Copilot
Wofür:
KI-Unterstützung im Arbeitsalltag
Einsatz:
Suchen, zusammenfassen, entwerfen
Wo:
Greift auf vorhandene Berechtigungen zu
Jeder Schritt endet mit einem Ergebnis, das Sie in der Hand haben. Nichts wird bewegt, bevor die Struktur steht. Klicken Sie sich durch den Ablauf.
Wir sehen uns an, was tatsächlich vorhanden ist: Datenmenge, Alter der Dateien, Ordnertiefe, Dateitypen und die heutigen Berechtigungen. Dabei zeigt sich fast immer, dass ein erheblicher Teil der Daten seit Jahren niemand mehr geöffnet hat. Das Ergebnis ist ein Bericht, der Umfang, Aufwand und Risiken benennt – und die Grundlage für alles Weitere bildet.
In einem gemeinsamen Termin klären wir, wie in Ihrem Haus tatsächlich gearbeitet wird. Welche Abteilungen gibt es, welche Dokumente entstehen, wer muss worauf zugreifen, welche Abläufe hängen daran? Wir übersetzen das anschließend in eine Struktur – nicht umgekehrt. Eine Ablage, die am grünen Tisch entsteht, wird im Alltag nicht benutzt.
Der wichtigste und meistunterschätzte Schritt. Wir legen fest, welche Gruppen es gibt und welche Rolle sie je Bereich haben – Besucher, Mitglied oder Besitzer. Rechte hängen danach an der Gruppe, nicht an einzelnen Personen. Wechselt jemand die Abteilung, ändert sich die Gruppenzugehörigkeit und der Zugriff stimmt wieder. Externe erhalten Gastzugriff auf klar abgegrenzte Bereiche, zeitlich befristet.
Jetzt entsteht der Aufbau: Welche Sites gibt es, welche Bibliotheken liegen darin, wie heißen sie. Wir halten die Ordnertiefe bewusst flach, weil tiefe Pfade in der Cloud keinen Vorteil mehr bringen und die Suche behindern. Namenskonventionen sorgen dafür, dass auch in drei Jahren noch klar ist, wohin etwas gehört.
Metadaten sind das, was SharePoint von einem Laufwerk unterscheidet. Statt ein Dokument in einen von zwölf Ordnern zu legen, versehen Sie es mit Angaben wie Kunde, Projekt, Jahr oder Dokumentart. Danach lässt sich dieselbe Datei aus verschiedenen Blickwinkeln finden, ohne sie mehrfach abzulegen. Wir halten die Zahl der Felder klein – zu viele Pflichtfelder werden im Alltag umgangen.
Der eigentliche Umzug läuft bereichsweise. Wir übertragen die Daten mit einem Migrationswerkzeug, das Änderungsdatum und Ersteller erhält. Das alte Laufwerk bleibt währenddessen lesbar. Kurz vor der Umstellung holt ein Delta-Abgleich alle Änderungen nach, die seit dem ersten Durchlauf entstanden sind. Erst dann wird der Bereich umgestellt.
Ein Bereich arbeitet zuerst produktiv in der neuen Umgebung. Wir prüfen gemeinsam, ob alle Dokumente angekommen sind, die Berechtigungen greifen und die Suche liefert, was sie soll. Was hier auffällt, klären wir, bevor es alle anderen betrifft. Diese Woche spart erfahrungsgemäß mehr Aufwand, als sie kostet.
Alle Mitarbeiter bekommen eine kurze Einweisung: Wo finde ich was, wie teile ich richtig, was gehört in OneDrive und was nach SharePoint. Verantwortliche je Bereich erhalten eine ausführlichere Schulung zu Berechtigungen, Ansichten und Versionen. Dazu eine Kurzanleitung auf wenigen Seiten, die tatsächlich gelesen wird.
Am Umstellungstag wird das alte Laufwerk auf Lesezugriff gesetzt, nicht sofort gelöscht. So kann niemand mehr versehentlich am falschen Ort arbeiten, hat aber im Zweifel noch Zugriff. Wir sind an diesem Tag erreichbar und lösen Rückfragen direkt. Nach einer vereinbarten Frist wird die alte Freigabe abgeschaltet und archiviert.
Nach dem Go-live beginnt der Alltag – und damit die Fragen, die vorher niemand stellen konnte. Wir betreuen die Umgebung weiter: Berechtigungen anpassen, neue Bereiche anlegen, Speicher im Blick behalten, Anwender unterstützen. Auf Wunsch als fester Bestandteil Ihrer IT-Betreuung oder als Managed Service.
Schritt 1 von 10
SharePoint Online ist die Dokumenten- und Zusammenarbeitsplattform in Microsoft 365. Dokumente liegen in Bibliotheken statt auf Laufwerken, jede Datei hat eine Versionshistorie, Berechtigungen und durchsuchbare Inhalte. Betrieben wird der Dienst von Microsoft, Sie brauchen dafür keine eigene Hardware.
SharePoint Server läuft auf eigener Hardware bei Ihnen im Haus und muss selbst gewartet, aktualisiert und gesichert werden. SharePoint Online ist Teil von Microsoft 365 und wird von Microsoft betrieben. Für den Mittelstand ist die Online-Variante fast immer die wirtschaftlichere Wahl.
Sie nutzen es bereits. Jedes Team legt automatisch eine SharePoint-Site an, jeder Kanal einen Ordner darin. Die Frage ist nur, ob diese Struktur geplant wurde oder zufällig entstanden ist.
OneDrive ist Ihr persönlicher Bereich für Entwürfe und eigene Arbeitsdateien. SharePoint ist die gemeinsame Ablage des Unternehmens. Als Faustregel: Sobald ein Dokument mehr als eine Person betrifft, gehört es nach SharePoint.
Für die meisten mittelständischen Anforderungen ja: Versionierung, Genehmigung, Metadaten, Aufbewahrung und Protokollierung sind enthalten. Für stark regulierte Spezialfälle wie revisionssichere Archivierung nach besonderen Vorgaben prüfen wir im Einzelfall, ob ein Zusatzprodukt sinnvoll ist.
Ja, über die OneDrive-Synchronisation lassen sich Bibliotheken im Windows-Explorer einbinden. Wir empfehlen das gezielt und nicht flächendeckend, weil der Browserzugriff bei großen Bibliotheken oft schneller und robuster ist.
Nein. SharePoint Online läuft vollständig in der Microsoft-Cloud. Ein lokaler Server kann trotzdem sinnvoll bleiben, wenn Anwendungen wie CAD oder ERP eine Freigabe im Haus brauchen.
In den gängigen Business- und Enterprise-Plänen ist SharePoint Online enthalten. Der genaue Funktionsumfang unterscheidet sich je nach Plan, etwa bei Aufbewahrungsrichtlinien und erweiterten Compliance-Funktionen. Wir prüfen Ihre bestehenden Lizenzen vor dem Projekt.
Microsoft stellt einen Grundspeicher je Mandant bereit, der mit jeder Lizenz wächst. Für die meisten Unternehmen unter 300 Mitarbeitern reicht das aus. Zusätzlicher Speicher lässt sich hinzubuchen, ist aber selten nötig, wenn vorher aufgeräumt wurde.
Das hängt an Datenmenge, Zahl der Fachbereiche und dem Zustand der heutigen Ablage. Nach der Analyse nennen wir einen Festpreis oder einen belastbaren Rahmen. Kleine Projekte bewegen sich im niedrigen vierstelligen Bereich, umfangreiche Vorhaben mit vielen Abteilungen entsprechend darüber.
Die Microsoft-Lizenzen laufen monatlich weiter. Für Betreuung und Support können Sie unsere IT-Betreuung oder einen Managed Service wählen – oder uns nur bei Bedarf rufen.
Häufig ja, besonders wenn ein Serverwechsel ansteht oder viel im Homeoffice gearbeitet wird. Bei kleinen Teams ist der Aufwand entsprechend geringer – das Projekt ist dann oft in wenigen Tagen erledigt.
Von der Analyse bis zum Go-live vergehen typischerweise vier bis zwölf Wochen. Der größere Teil davon ist Abstimmung, nicht Datenübertragung. Die eigentliche Migration läuft meist nachts und an Wochenenden.
Ja. Das alte Laufwerk bleibt bis zur Umstellung nutzbar, ein Delta-Abgleich holt alle Änderungen nach. Umgestellt wird bereichsweise, nicht für alle gleichzeitig.
Nein. Wir kopieren, wir verschieben nicht. Der Altbestand bleibt bis zur Freigabe vollständig erhalten, und über ein Migrationsprotokoll ist jede Datei nachvollziehbar.
Ja, professionelle Migrationswerkzeuge übernehmen diese Angaben. Das ist wichtig, damit Sie auch nach dem Umzug erkennen, wann ein Dokument zuletzt bearbeitet wurde.
Hilfreich, aber keine Bedingung. Erfahrungsgemäß bleibt Aufräumen ohne festen Anlass liegen. Wir liefern eine Auswertung, mit der die Fachbereiche gezielt entscheiden können, statt sich durch alle Ordner zu arbeiten.
Ja. Ein gemischter Betrieb ist möglich und manchmal sinnvoll – etwa für ERP-Daten oder CAD-Arbeitsverzeichnisse. Wir legen vorher fest, was wohin gehört, damit keine Parallelablage entsteht.
Er wird zunächst auf Lesezugriff gesetzt, damit niemand versehentlich am falschen Ort arbeitet. Nach einer vereinbarten Frist wird die Freigabe abgeschaltet und der Bestand archiviert oder die Hardware außer Betrieb genommen.
Hinterlassen Sie uns Ihre Nummer und Ihren Wunschtermin. Einer unserer KI-Experten meldet sich pünktlich bei Ihnen.
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Sie erreichen uns zu unseren Geschäftszeiten Montag bis Freitag von 8.00 Uhr bis 17.00 Uhr.
Wir möchten es Dir bei Deiner Bewerbung so einfach wie möglich machen. Komplizierte Bewerbungsunterlagen sind für uns nicht ausschlaggebend. Wichtiger bist uns Du als Person! Deshalb möchten wir Dich bitten, dieses kurze Formular auszufüllen.
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aufgrund einer technischen Umstellung sind wir am 01.04.2025 telefonisch nicht erreichbar. Bitte richten Sie in dieser Zeit alle Anliegen per E-Mail an support@mardat.de – wir kümmern uns schnellstmöglich darum.
Unsere vertraglich vereinbarten Leistungen (wie z. B. Monitoring, Backup-Überwachung etc.) werden selbstverständlich weiterhin im gewohnten Umfang erbracht und sind von der Umstellung nicht betroffen.
Wir bitten um Ihr Verständnis und sind ab dem 02.04.2025 wieder wie gewohnt – auch telefonisch – für Sie da.